Quali prospettive per il futuro della posta elettronica?

Il futuro della posta elettronica è da anni un tema molto discusso. Anche l’esperto di messaggistica Retarus, che propone soluzioni innovative di comunicazione elettronica per le aziende, ha deciso di intervenire nella discussione.

Nella storia dell’umanità, nessuna forma di comunicazione si era mai potuta diffondere in tutto il mondo in modo tanto veloce e duraturo quanto avvenuto per la posta elettronica: sono trascorsi infatti appena 25 anni dai primi tentativi con cui le imprese hanno cercato di integrare la corrispondenza tradizionale per posta o via fax con la trasmissione elettronica di messaggi. Si stima che al giorno d’oggi in tutto il mondo vengano spediti ben 300 miliardi di e-mail al giorno. Un posto di lavoro senza collegamento alla posta elettronica non è più immaginabile. Le e-mail sono diventate il mezzo di comunicazione principale tra le imprese poichè permettono il contatto immediato dei dipendenti tra loro oltre che con i clienti e i partner, indipendentemente dal fuso orario o da linee telefoniche eventualmente occupate. I messaggi possono essere inviati e ricevuti in qualsiasi momento anche da apparecchi mobili, in perfetto accordo con le preferenze, le abitudini e gli impegni dei partner della comunicazione.

Tuttavia va sottolineato che la posta elettronica non è una forma di comunicazione con successo garantito, per molte esigenze esistono infatti canali di comunicazione più adatti come ad esempio i social media, perfetti per comunicazioni inerenti alla sfera privata e al tempo libero. In alcuni casi è opportuno utilizzare appositi collaboration-tools tipici di alcune applicazioni, che consentono di creare in modo semplice documenti comuni senza ricorrere all’utilizzo di email. Le videoconferenze accelerano i processi decisionali nei gruppi di lavoro decentralizzati mentre un blog può essere lo strumento ideale per pubblicare le proprie opinioni ed esperienze personali.

Se si desidera però accordarsi con i colleghi sul testo di un documento, spedire offerte ai clienti o comunicare semplicemente con partner d’affari in tutto il mondo indipendentemente dal fuso orario non esiste per l’immediato futuro un’alternativa alle e-mail. Con l’aiuto di particolari strumenti, è inoltre possibile criptare e dotare le e-mail di firma elettronica, garantendo così una comunicazione riservata e sicura dal punto di vista giuridico.

“L’attuale critica alla posta elettronica è naturalmente giustificata”, afferma il Country Manager Nicola Caimi. “Tale critica è anzitutto una conseguenza dell’enorme successo di questo strumento di comunicazione: se in tutto il mondo vengono spediti tre milioni e mezzo di e-mail al secondo non ci si deve meravigliare che ci sia anche chi fa un uso improprio della posta elettronica abusando della funzione di CC o inviando in modo indiscriminato messaggi pubblicitari a migliaia di utenti contemporaneamente.”

Gli esperti di messaggistica di Retarus si occupano in primo luogo proprio dei problemi che la posta elettronica stessa ha creato: ad esempio la spedizione di malware o di SPAM oppure l’inoltro di e-mail aziendali a smartphone o tablet PC al di fuori dell’orario di lavoro, violando i diritti dei dipendenti e le disposizioni aziendali sull’uso della posta elettronica. Questo mezzo di comunicazione si è tuttavia dimostrato sempre estremamente dinamico e per ogni problema è stata trovata ogni volta la soluzione più adatta: programmi antivirus proteggono da software maligni, filtri adeguati bloccano in modo efficace i messaggi pubblicitari indesiderati e con la particolare soluzione Quiet Time di Retarus è possibile impostare le fasce orarie di ricezione dei messaggi inviati agli apparecchi di comunicazione degli utenti. In tal modo ai dipendenti di un’azienda non vengono recapitati i messaggi di posta elettronica inviati al di fuori dell’orario lavorativo. Solo i processi aziendali di importanza cruciale basati sulla posta elettronica si svolgono senza ostacoli e interruzioni.

Secondo Nicola Caimi “lo sviluppo della comunicazione elettronica è tutt’altro che concluso. Senza dubbio verranno sviluppati ulteriori servizi di comunicazione e l’impiego della posta elettronica presenterà sempre nuove sfide. Il “BYOD” è ad esempio un tema interessante di cui attualmente si discute molto. Che conseguenze ha per la protezione dei dati personali e per la sicurezza dei dati l’inoltro di e-mail aziendali ad apparecchi di ricezione privati? Se i dati dell’impresa finiscono su apparecchi privati non si può pretendere dai dipendenti che essi spengano tali apparecchi al termine dell’orario lavorativo. Oltre alla sicurezza dei dati va considerato anche questo aspetto. In ogni caso ritengo che la posta elettronica mostrerà anche in futuro un’enorme dinamicità. Grazie alla nostra esperienza e alle nostre capacità innovative per qualsiasi problema – per quanto complicato esso sia – troveremo sempre una soluzione adeguata e la posta elettronica rimarrà sempre una perfetta tecnologia di base.”