Fax2EDI automatizza i processi di ordinazione e consegna

Con Fax2EDI, Retarus offre la possibilità di integrare in modo veloce ed economico i clienti e fornitori, che non sono ancora abilitati a comunicare tramite EDI, nei processi aziendali più critici. I dati vengono recapitati automaticamente nel formato digitale desiderato, di conseguenza i dipendenti non devono più dedicare tempo prezioso nella registrazione  manuale dei file in ingresso. Processi aziendali critici, come ad esempio la gestione degli ordini e delle consegne, vengono avviati ed eseguiti con maggiore velocità e precisione. Di conseguenza, i processi diventano più rapidi e la gestione più accurata e si ottiene un considerevole risparmio sia in termini di tempo sia in termini economico.

Electronic Data Interchange (EDI) è il mezzo di comunicazione più diffuso a livello mondiale per lo scambio di dati elettronici tra imprese e viene utilizzato per la gestione di ordini,  fatturazione, avvisi di consegna ecc.. Le aziende che per ragioni economiche decidono di non affidarsi ad un sistema EDI, normalmente registrano i dati manualmente oppure gestiscono i dati tramite il portale online WebEDI. Sia una registrazione manuale dei dati sia l’utilizzo di un portale WebEDI significano una maggiore mole di lavoro per i dipendenti.

Utilizzare i processi di comunicazione esistenti

Retarus Fax2EDI permette di integrare quei  business partner che non sono ancora abilitati a comunicare via EDI. I processi di comunicazioni esistenti restano invariati. I partner continuano a spedire i loro dati, quali ordini, avvisi di consegna o fatture, via fax. Inoltre, non c’è più alcun dispendio lavorativo legato all’utilizzo di un portale WebEDI.

Accettazione fax, confronto dei master data, recapito EDI

I fax vengono presi in consegna all’entrata, viene impostato un nuovo numero di fax, oppure, su richiesta, viene utilizzato il numero di fax già esistente in azienda. L’efficiente motore  OCR permette di riconoscere l’intero documento. Nel caso in cui ciò non fosse sufficiente per riconoscere parte del documento – a causa, ad esempio, di una calligrafia illeggibile – i dati verranno  registrati manualmente. Dopo un confronto con i master data, i dati vengono convertiti e spediti nel formato concordato. Grazie alla combinazione di funzioni OCR e controlli manuali, i dati strutturati corrisponderanno esattamente al documento originale e potranno essere immediatamente registrati dal destinatario. I benefici per le aziende sono notevoli ed evidenti: nessun traffico cartaceo, gestione degli ordini e cashflow più rapidi e  risparmio in termini economici fino all’80% rispetto ad una registrazione manuale. Su richiesta, oltre ai dati strutturati, gli utenti Fax2EDI riceveranno anche i fax in formato originale e PDF  al fine di poterli controllare e archiviare.

Best practice – industria chimica

Multinazionali e fornitori di prodotti chimici normalmente ricevono gli ordini tramite EDI. Sono però ancora numerosi i clienti che  spediscono gli ordini via fax. Il motivo è semplice: gran parte delle miscele chimiche, essendo create “su misura“, non possono essere catalogate e quindi non riportano un numero di articolo.  Con Fax2Mail, questi ordini via fax vengono trasferiti ad un indirizzo di posta elettronica di Retarus in formato PDF. Segue la registrazione delle ordinazioni attraverso il motore OCR e una volta terminata la conversione EDI, vengono recapitate al sistema SAP del fornitore. Questi ordini, quindi, non richiedono più una registrazione manuale nel sistema SAP e i dipendenti possono nuovamente concentrarsi sul loro core business.