CONFERENZA STAMPA ONLINE: 7 CONSIGLI PER I RELATORI VIRTUALI
Devi intervenire come spokesperson in una conferenza stampa online? Ecco alcuni consigli da mettere in pratica.
La pandemia Covid-19 e le conseguenti misure restrittive hanno posto le aziende e le organizzazioni di fronte alla necessità di reinventarsi e di trovare nuovi modi per gestire la comunicazione, sia sul piano strategico che progettuale. L’area degli eventi è stata particolarmente investita da questa ondata di cambiamento, dettata principalmente dalla necessità di convertire la presenza dal vivo in modalità virtuale, attraverso l’impiego di piattaforme come GoToWebinar, Zoom, Webex, Microsoft Teams e molte altre ancora.
Anche la conferenza stampa ha trovato una nuova dimensione nello spazio digitale. Ma quali sono gli aspetti più critici dei quali le agenzie di PR e i responsabili della comunicazione devono tenere conto nell’organizzazione di un evento stampa virtuale?
- Innanzitutto, l’attenzione dell’audience che in un ambiente più familiare come la propria abitazione o il proprio ufficio tende ad essere più volatile che durante un evento dal vivo. Un’occhiata alle e-mail, un ascolto distratto mentre ci si prepara un caffè, lo sguardo rapito da ciò che avviene attorno a noi, ed ecco che, in un attimo, si perde il filo del discorso.
- In secondo luogo, durante un evento stampa virtuale è più difficile creare un legame empatico con il pubblico. I relatori non hanno infatti lo stesso feedback visivo e sonoro che avrebbero parlando in pubblico dal vivo. Gli oratori si nutrono dell’energia del pubblico e spesso adattano i propri interventi in base alle reazioni della platea.
- Al termine di un evento stampa online viene meno inoltre la possibilità di intrattenersi con i partecipanti in un clima gioviale e informale. A meno che non si creino spazi di condivisione o esperienziali ad hoc.
Questi tre elementi chiave possono determinare l’impatto e l’efficacia dell’evento stampa virtuale. Per questo è importante tenerli bene a mente quando si organizza una conferenza stampa o un evento stampa digitale.
Il nostro partner Bianchi PR, CEO dell’agenzia Bianchi PR, ha stilato un elenco di 7 consigli per minimizzare gli effetti negativi di questi 3 fattori e assicurare il successo della prossima conferenza stampa.
7 CONSIGLI PER I RELATORI VIRTUALI
- Prima di tutto l’empatia
Per mantenere vivo l’interesse dei giornalisti può essere d’aiuto una presentazione vivace e interattiva. Meglio quindi puntare su presentazioni brevi e di forte impatto che includano elementi visivi, come immagini o video, e collegamenti ipertestuali. Anche la voce gioca un ruolo importante nel mantenere vivo l’interesse del pubblico. Il ritmo, il volume e le pause danno autorevolezza al tuo discorso. Modulando in maniera adeguata la voce è possibile suscitare fiducia, empatia e mantenere alto il livello di attenzione e di coinvolgimento dei tuoi interlocutori.
- Regola postura e sguardo
Assicurati che la telecamera sia all’altezza degli occhi o posizionata leggermente più in alto e cerca di tenere lo sguardo in camera quanto più a lungo possibile. Per mantenere il contatto visivo, può essere utile applicare accanto alla webcam un post-it o qualcosa di colorato che attiri il tuo sguardo. Mantieni una buona postura, sia da seduto che in piedi, e non dimenticarti di sorridere! Anche la postura invia segnali attraverso il linguaggio del corpo. Fai attenzione dunque a mantenere una postura aperta e a non gesticolare in modo eccessivo. Le mani dovrebbero essere sempre visibili all’interno dello schermo e non impugnare nervosamente oggetti come penne e matite che potrebbero distrarre l’attenzione di chi ti sta seguendo.
- Scegli uno sfondo adeguato
Che tu sia in ufficio o a casa, assicurati che lo sfondo sia professionale. Evita gli sfondi virtuali se la parete di fondo non è regolare o se non disponi di un green screen da usare come fondale. Un’ambientazione naturale può contribuire a rendere l’atmosfera più realistica. Qualunque ambiente tu scelga, è importante che sia accogliente, sobrio e ordinato.
- Attenzione all’illuminazione
Assicurati che l’ambiente prescelto abbia una buona illuminazione naturale e diffusa, prevalentemente frontale o di tre quarti, con un riverbero minimo così che la tua immagine risulti più nitida. Se la luce naturale non è sufficiente, può essere opportuno dotarsi di un’illuminazione aggiuntiva facendo attenzione a posizionarla in modo che non si creino ombre o zone di sovra esposizione.
- Non trascurare il look
Potrà sembrare scontato, ma è giusto ricordare che anche se lo smart working ha in parte riscritto i codici di condotta per quanto riguarda l’abbigliamento, ogni contesto richiede il giusto dress code. Una conferenza stampa online non dovrebbe essere diversa da una in presenza. Mantieni lo stesso look che sei solito avere al lavoro, avendo cura di indossare abiti comodi che assicurino un buon effetto visivo. Il modo in cui ti presenti davanti alla webcam è importante tanto quanto durante un incontro di persona.
- Usa un microfono di qualità
Eventuali disturbi audio possono infastidire e distrarre l’audience, anche durante una conferenza stampa dal vivo. A maggior ragione, durante una conferenza stampa online la qualità dell’audio è un elemento ancora più decisivo. È consigliabile quindi dotarsi di un supporto audio esterno o, in alternativa, di una cuffia con microfono che garantisca una qualità sonora elevata con funzione di riduzione dei rumori di fondo. Attenzione anche ai rumori esterni che possono provenire dalla finestra, dalle suonerie, dalle vibrazioni e interferenze dei cellulari che si trovano a breve distanza.
- La preparazione è tutto
Immagina la tua conferenza stampa come fosse uno spettacolo teatrale. Parti dal copione. Chiarisci innanzitutto cosa vuoi comunicare e scrivi una scaletta con i messaggi chiave che vuoi trasferire. Il tuo ufficio stampa interno e/o la tua agenzia di PR potranno aiutarti a redigere un briefing book per mettere bene a fuoco i contenuti più rilevanti, conoscere meglio l’audience che ti troverai di fronte e prepararti a rispondere alle possibili domande dei giornalisti. Prova il tuo speech più e più volte, fino a quando non ti sentirai a tuo agio nell’esposizione. È consigliabile inoltre fare un test prima della conferenza stampa, in modo da accertarsi che tutto funzioni a dovere e familiarizzare con la piattaforma.
Articolo tratto da: 7 Tips for Virtual Press Conference Presenters a cura di Jim Bianchi, Presidente e fondatore della Bianchi Public Relations.
Sound Public Relations e Bianchi Public Relations fanno entrambe parte del network internazionale Public Relations Global Network (PRGN).
Condividilo su:
